Como o Gestor de Frota pode utilizar a ferramenta 5W2H para obter os melhores resultados?

Antes de abordar a importância da Ferramenta 5W2H no processo de Gestão de Frotas, gostaria de iniciar comentando um pouco sobre o Segmento do Transporte Rodoviário no Brasil.

Desde a década de 90, este setor vem passando por profundas mudanças; várias “ondas” atuaram sobre esse importante e estratégico setor da economia, produzindo efeitos devastadores.

A falta de estímulo para o crescimento e desenvolvimento das Transportadoras no Brasil, contribuiu decisivamente para o aumento da mortalidade no setor, pela dificuldade do reajuste de Tarifas, gerando queda nas Receitas e Aumento dos Custos Operacionais.

A classe de empresários do setor de transportes no Brasil é formada por pessoas extremamente corajosas, arrojadas, perseverantes e otimistas. São profundos conhecedores do negócio.

Em alguns casos estão cercados de profissionais sem o devido conhecimento técnico que são muito resistentes a mudanças e desconfiam daqueles que querem romper paradigmas.

Neste Setor da Economia fala-se muito em Prestação de Serviços com Qualidade para os seus Clientes.

Aí pergunto: O que é Qualidade?

Qualidade é tudo aquilo que satisfaz quem usa, ou seja, aquilo que atende e/ou supera as expectativas do Usuário.

Portanto, para Prestar um Serviço de Qualidade, é fundamental que a Empresa conheça como “pensa” este Cliente, pois o conhecendo bem evitará situações que prejudiquem a relação comercial, garantindo a Fidelização.

Face ao momento atual, o Gestor de Frota precisa ficar atento a tudo relacionado a veículos e equipamentos, pois como facilitador, disponibilizando assim os Veículos para serem utilizados pela Operação.

O que significa 5W2H?

Se existe uma metodologia que facilita e dá maior clareza aos processos de gestão e planejamento nas empresas, com certeza, esta é o 5w2h. Por isso mesmo, tanto empreendedores como empresários usam este método para organizar seus planos estratégicos e desenvolver novos projetos.

A ferramenta 5w2h tem origem na indústria automobilística, mais especificamente na do Japão, onde foi desenvolvida. No início foi associada aos processos de gestão da qualidade total, nas linhas de produção de carros.

Logo depois foi expandida para outras áreas, sempre com a intenção de ajudar a coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um projeto ou plano de ação, por exemplo.

O método atua como uma espécie de check list das demandas, apoiando o profissional a ser bem mais assertivo no desenvolvimento do seu trabalho. Um de seus diferenciais está em ajudar a formatar melhor as ideias e os projetos por meio da definição clara de cada uma de suas etapas e responsabilidades.

Usar o 5w2h é importante porque embora na teoria o líder tenha bem claro quais são os seus objetivos ao demandar as atividades, a efetividade de sua delegação só se mostra quando, na prática, os colaboradores envolvidos entendem perfeitamente qual é a meta, como fazer o trabalho e, especialmente, o seu papel para alcançar estes resultados.

Entenda a Ferramenta 5w2h

A sigla 5w2h representa cinco palavras em inglês, que são e representam respectivamente:

• What – o que será feito?
• Why – por que será feito?(objetivo);
• Where – onde será feito? (local),
• When – quando será feito (prazo);
• Who – por quem será feito (pessoa responsável);
• How – como será feito? (qual a metodologia ou ferramenta aplicada) e
• How Much – quanto custará? (investimento financeiro).

Sabendo o que cada termo significa fica bem mais claro compreender como usar o método no dia a dia de uma Transportadora e também a entender como ele realmente pode ajudar a facilitar a execução das atividades.

Para isso, é essencial que todos os itens listados sejam colocados no papel e apresentados pelo Gestor de Frotas para a sua equipe.

Assim todos poderão visualizar as informações levantadas e tomar consciência delas e de sua função e responsabilidades.

Ao responder todos estes questionamentos é hora de partir para a ação, pois a simplicidade, objetividade e clareza do 5w2h não deixa muita margem para dúvidas.

Portanto, você que é Gestor de Frota, coloque em prática o que foi definido no planejamento e coordene todas as etapas do check list junto aos seus profissionais, dando-lhes todo o suporte necessário à execução e finalização da tarefa do modo e no tempo certo.

Isso pode ser feito pedindo ajuda aos funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos com a Gestão de Frotas, por meio de atividades como o Brainstorming, por exemplo.

Quais as principais vantagens por trás do conceito 5W2H?

O 5W2H se destaca das demais metodologias de gestão por ser uma ferramenta ao mesmo tempo simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois permite ajustes e modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática.

Sua estrutura se assemelha de certa forma com a velha máxima “dividir para conquistar”, já que ele detalhadamente subdivide o planejamento em várias etapas, dando a ele uma compreensão mais ampla e abrangente e, consequentemente, facilitando a sistematização e a execução de ideias.

Como dito anteriormente, a ferramenta 5W2H é composta por sete campos em que devem constar as seguintes informações:

1. Ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (What);
2. Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado (Why);
3. Definição de quem será o responsável pela execução do que foi planejado (Who);
4. Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado (Where);
5. Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (When);
6. Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (How);
7. Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (How much)?

O preenchimento pode ser feito em algum formulário impresso (tipo folha A4) ou pode ser editado numa planilha em Excel por exemplo. Neste caso em que a ferramenta foi editada numa planilha, fica mais fácil o acompanhamento e possíveis alterações podendo também, outras pessoas acompanharem o andamento desse processo.

Claro que num primeiro momento é importante se fazer isso manualmente em conjunto com a equipe que está trabalhando nesse processo, depois fazer a edição em planilha e o seu acompanhamento.

Importante ter em mente três tópicos-chave:

As ações propostas num primeiro momento devem sempre estar relacionadas à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram.

As soluções implantadas pelo método 5W2H devem ser as mais objetivas possíveis, evitando os efeitos colaterais que possam exigir novas ações para suprimi-las.

Nunca se contentar com a primeira boa ideia, propor várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o escopo de ação.

Quando Usar, quais os pré-requisitos e como fazer o 5W2H?

Quando usar?

• Para identificar as deliberações de cada etapa no desenvolvimento da atividade;
• Na assimilação de ações e encargo de cada um no cumprimento das atividades;
• No planejamento das ações diversas que serão desenvolvidas no decorrer da execução do trabalho.

Quais os Pré Requisitos para Construir um 5W2H?

• Mobilizar um grupo de pessoas envolvidas no processo para participar apresentando ideias (Brainstorming);
• Deliberar um líder para delegar as funções que serão atribuídas a cada pessoa.

Como montar um plano de Ação com a Metodologia 5W2H?

A matriz 5W2H é uma ferramenta de gestão das mais eficientes que existem e, por incrível que pareça, uma das mais simples e fáceis de serem aplicadas. Ela nada mais é do que um plano de ação qualificado e estruturado em etapas práticas e bem definidas.

Em um universo dinâmico e extremamente competitivo como o empresarial, tanto as atividades quanto as comunicações corporativas precisam ser rápidas e ágeis, e erros na transmissão de determinadas informações podem gerar inúmeros prejuízos.

E é exatamente para garantir que isso não aconteça que a matriz 5W2H foi criada, pois esclarece por completo todas as eventuais dúvidas que possam vir a surgir sobre quaisquer processos de negócio implantados em empresas.

EXEMPLO DE UMA PLANILHA PREENCHIDA USANDO 5W2H

Como usar este processo na prática?

Para que você entenda como esta ferramenta pode ser útil, vamos criar um Case Fictício como Ilustração:

Fui contratado para o cargo de Gerente de Manutenção Coorporativo da Empresa J L Rodrigues (Empresa do Segmento de Coleta de Resíduos Domiciliares – Coleta de Lixo) com o objetivo principal de identificar as causas da Baixa Disponibilidade da Frota e dos Altos Custos Operacionais, que tem causado perda de Receita.

O Serviço de Coleta de Resíduos tem algumas particularidades / necessidades que precisam ser acompanhadas criteriosamente e que impactam em muito no Processo Operacional.

Nesta atividade, os veículos andam pesados, em baixa velocidade, com excessivas trocas de marchas e compactação do Lixo, muitas vezes transitando em locais de topografia acidentada, com horários rígidos a cumprir, honrando os compromissos assumidos em contratos e principalmente, para atender as expectativas da população.

Face ao panorama apresentado, resolvi atuar em 12 frentes, as quais, em minha opinião, são de extrema relevância.

Itens do Plano de Ação – Ferramenta 5W2H – Case

1. Custos Operacionais: Em função da estrutura operacional para a realização dos serviços e do modo de condução e operação dos equipamentos, acompanhar este item é fundamental para a sobrevivência empresarial – Dificuldade de Reajustes e Inadimplência dos Contratantes;

2. Combustível: Insumo de valor relevante nesta operação em função da condução “Stop and Go”, com paradas e arrancadas constantes; 

3. Pneus: Como é o ponto de contato entre o veículo carregado e o solo, precisa de cuidados especiais para a sua utilização e principalmente para o seu reaproveitamento;

4. Check List – Manutenção de Operação: Esta atividade de pré-inspeção dos veículos quando realizado pelo Condutor e tratado pela Manutenção, proporciona a identificação de problemas que possam tirar os veículos de Operação;

5. Disponibilidade de Frota: A Empresa para realizar os serviços de Limpeza Urbana e cumprir rigorosamente o Contrato Assinado, precisa ter diariamente, um número de veículos que proporcionem a Coleta destes Resíduos;

6. Manutenção: Conjunto de Atividades para manter os Veículos em condições adequadas para a realização dos Serviços; 

7. Fornecedores: Provedores de produtos e serviços de qualidade para que os Equipamentos “rodem mais e parem menos”;

8. Indicadores de Desempenho: Parâmetros que determinam a posição atual dos itens em apuração e como estão em relação às metas determinadas pela Alta Direção;

9. Estruturação das Filiais: No Mundo Corporativo as informações padronizadas permitem avaliar cada unidade através de um mesmo Prisma;

10. Capacitação Profissional: Colaboradores com Conhecimento Técnico executam as suas tarefas com maior agilidade e qualidade;

11. Saúde, Segurança, Qualidade e Meio Ambiente: A Gestão dos Processos de SSQMA contribuem para a Redução do Passivo Ambiental, preservando a Integridade Física dos Colaboradores;

12. Lubrificantes: Pela quantidade nos Caminhões, Seu Preço e os Danos ao Meio Ambiente por vazamentos, requerem atenção especial.

Conclusão

A Ferramenta 5W2H pode ajudar o Gestor de Frotas a ter uma diretriz de atuação que permitirão à rápida e precisa execução de atividades.

Exemplificando a Sigla 5W2H temos:

1. What (O que?): Qual a ação que será executada?; Nesta fase definimos quais os objetivos que precisamos alcançar, quais serão as etapas e fases;
2. Who (Quem?): Quem executará a ação ou participará dela? Aqui indicamos os responsáveis de cada equipe determinando as funções que serão executadas;
3. Where (Onde?): Onde será executada a ação? Qual o local, área, departamento que necessitam deste plano de ação;
4. When (Quando?): Quando a ação será executada? Estabelecimento dos Cronogramas, Tempos e Prazos para a realização;
5. Why (Por quê?): Por que a ação será executada? Fase onde se apresenta as justificativas e desafios neste processo e os benefícios/resultados esperados;
6. How (Como?): Como será executada a ação? Apresentação dos Métodos, Atividades e Processos de execução;
7. How Much (Quanto Custa?) Quanto custa para a execução da ação? Apresentação dos Custos e Quantidade de Recursos Necessários.

As proposições levantadas durante a elaboração deste plano de ação servem de estímulo para implantação das Melhores Práticas.

Percebe-se, portanto, que a viabilidade destas alterações se dá por meio de um planejamento e tomada de decisões, que ocorrem através da concepção de planos, por intermédio da planilha 5W2H, procedimento este que é de alta flexibilidade, baixo custo e de extrema eficiência na obtenção de resultados.

Cabe ao Gestor de Frota entender bem em qual contexto está inserido, para que com o seu Conhecimento Técnico, a sua Habilidade de instruir seus colaboradores e principalmente com a sua Proatividade para o alcance dos Resultados que a Transportadora tanto busca, com Atitude Profissional e com foco na Execução de suas Atividades.