Artigo escrito por Laércio Rodrigues para o Blog Texaco Lubrificantes Ursa

Introdução

Quando o gestor de frota sai da zona de conforto e entra na zona do confronto, ele está apto para apresentar as ferramentas que permitirão avaliar a sua colaboração no alcance dos melhores resultados: Indicadores de Desempenho para a gestão de frotas.

O Panorama Econômico Atual tem dificultado o repasse dos insumos pelas empresas do segmento de logística e transportes, prejudicando suas receitas.

Como não ocorre o aumento de receita, as empresas necessitam acompanhar os seus custos operacionais, para sobreviver e consequentemente manter esta cadeia, as quais estão diretamente relacionadas.

Para que as empresas de transporte possam apresentar reduções de custos operacionais, muitas vezes será necessário a realização de investimentos.

Quando falamos em investimentos neste setor, destacamos a capacitação profissional para os colaboradores, inovações tecnológicas para a rapidez nas informações e compensar a redução do quadro de funcionários: estas ações permitem que os gestores acompanhem “online” a sua frota.

Como fazer isto acontecer? fácil, pois o gestor de frota só precisa adotar algumas ferramentas para que ele possa apresentar os indicadores de desempenho na gestão da frota, usando-os para a tomada de decisões.

Segundo o engenheiro americano William Edwards Deming, “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia”; o acompanhamento criterioso dos resultados operacionais permite comparar o que foi previsto com o que está sendo realizado, e assim, aplicar as melhores práticas para obter os melhores números.

Um desafio comum em empresas que trabalham com números abertos é permitir que os diversos setores consigam monitorar a evolução dos resultados de acordo com as metas definidas e objetivos traçados.

Uma boa solução para curar essas dores é a criação de um dashboard, que permite o acompanhamento dos resultados por determinados períodos ou até mesmo em tempo real.

Conheça o excelente trabalho realizado por@jorgemalveira.

O que é um dashboard?

Dashboards são painéis que mostram métricas e indicadores importantes para alcançar objetivos e metas traçadas de forma visual, facilitando a compreensão das informações geradas pela utilização dos veículos.

Existem diversos tipos de geração de informação, mas o formato visual ganha muitos pontos quando se trata de entender como estão indo os resultados, possibilitando que qualquer pessoa consiga consumir a informação.

Um dashboard com enfoque em questões técnicas serve para a análise do desempenho e da disponibilidade de veículos, aplicações e das tecnologias aplicadas aos processos de gestão de frota em uma empresa de transporte.

Por meio desses dados agrupados e disponíveis, é possível planejar e implementar melhorias nos processos, corrigir falhas e pensar novas estratégias.

O objetivo do dashboard para a gestão de frotas é possibilitar o monitoramento dos resultados de uma empresa de transporte distribuídos em diversos indicadores. 

Para chegar a esse patamar é preciso responder perguntas essenciais para ter as respostas desejadas. Se você não souber o que perguntar, não será possível construir um dashboard.

Para determinar as perguntas certas, é preciso compreender as necessidades da empresa de forma clara. A definição de métricas de KPI’s para acompanhamento é crucial para você criar as perguntas necessárias.

O ponto principal em um painel de controle deve estar na sua capacidade de transmitir a informação de forma rápida e eficiente.

Passo a passo para construir um dashboard (Painel de Indicadores de Desempenho)

Nessa perspectiva, vale compartilhar os dados desse painel com todos os colaboradores, para promover maior engajamento.

Agora que você já sabe tudo sobre essa maravilhosa ferramenta de gestão, vamos a algumas dicas de como construí-la:

Como já mencionamos, todo o projeto do dashboard precisa responder às perguntas fundamentais sobre a gestão do seu negócio. 

Por isso, pense em quais indicadores fornecerão informações mais centrais, aquelas que deverão estar sempre à mão no dia a dia para facilitar a tomada de decisões. Dentre as perguntas destacamos:

• Qual a informação queremos evidenciar: Quando tudo é prioridade, nada é prioridade. Não é mesmo? Por isso, desde o início já precisamos pensar em qual informação é mais importante e precisa ser evidenciada.
• Qual a melhor forma para receber a informação: Em algumas visualizações o texto é melhor aplicável que um determinado gráfico. Por termos essas particularidades com as informações, é necessário entender qual é a melhor forma de visualizar determinada informação tendo como princípio a tomada de decisão rápida.

• Qual o tempo para explicar a informação: Existe uma premissa na visualização do dado. De acordo com esse pensamento, se você precisa ficar mais de 15 segundos explicando como ler uma informação, possivelmente existe uma maneira mais eficiente de obtê-la.
• Qual a decisão pode ser tomada com esta informação: Se não é possível tomar uma decisão com a informação gerada em um dashboard ela está apenas ocupando espaço no painel. É preciso ficar atento a essa premissa. Defina suas prioridades em evidenciar a informação de acordo com o quanto ela impacta nos resultados em uma decisão.

O que não fazer em um dashboard

Para criar um dashboard para a gestão de frotas, precisamos ter diversos cuidados, caso contrário o painel poderá se transformar em um frankenstein e não ser útil. 

Veja algumas dicas do que não fazer ao criar um dashboard: 

• Nunca deixe de definir o objetivo de um dashboard;
• Nunca deixe de definir o público do dashboard;
• Não adicione muitas cores;
• Não faça uso de imagens desnecessárias;
• Não apresente dados e informações desnecessárias ou pouco relevantes de acordo com o objetivo do dashboard.

Grupos de Indicadores para a Gestão de Frotas

Apresentaremos alguns grupos de indicadores de desempenho na gestão de frotas que poderão ajudá-lo na apresentação dos seus resultados. Destacamos:

• Custos por Unidade Transportada
• Custos por Quilômetro / Horas (Deslocamento)
• Custos de Manutenção por Período / Deslocamento
• Disponibilidade / Indisponibilidade da Frota
• Tempo Médio de Manutenção, etc

Conclusão

Cabe ao gestor de frota realizar o acompanhamento constante e criterioso de todas as informações relacionadas aos veículos. 

Saber para onde foram, com quem, porquê, como e quanto, vão proporcionar atuar rapidamente na resolução de problemas, mantendo assim a integridade na realização dos serviços de transporte.