Artigo escrito por Laércio Rodrigues para o Blog Texaco Lubrificantes

Introdução

Realizar uma boa gestão de frotas é fundamental para o sucesso de uma empresa de transporte. Em razão disso, será necessário ter um bom plano estratégico para usar corretamente os veículos e administrar muito bem às eventuais exceções. Uma alternativa é a criação e uso de uma política de frotas.

Cuidados com os veículos, capacitar a equipe de colaboradores e planejar a maximização do uso da frota em busca da redução dos custos operacionais são ações que podem proporcionar ganhos de competitividade na prestação de serviços de qualidade para o cliente.

Afinal o que é política de frotas?

Política de frotas é um documento que estabelece diretrizes para a gestão e uso dos veículos da frota de uma empresa, através de regras, normas e procedimentos, visando o uso correto e econômico dos veículos, sem riscos à integridade física de usuários e ao patrimônio.

Quem trabalha com logística sabe que a realidade da infraestrutura de transporte no Brasil não é nada boa. As estradas estão mal conservadas, muita burocracia e pouquíssimos investimentos são feitos para mudar essa realidade.

A ausência de processos claros ainda é um grande problema; quando a equipe não sabe exatamente o que fazer, além de perder produtividade, torna-se muito mais provável a ocorrência de erros.

Por isso, é preciso criar rotinas de trabalho onde os envolvidos possam cumprir essa gestão de maneira adequada, e preparar toda uma estrutura necessária para as atividades inerentes à gestão de frotas.

Cabe ao gestor na elaboração de uma política de frotas observar atentamente quais são os procedimentos relacionados aos tópicos abaixo:

• Conservação da frota
• Disponibilização dos veículos para a Operação
• Capacitação e comportamento dos condutores
• Questões jurídicas
• Dados e demais informações para o processo de Gestão.

O gestor de frota sabe que, quanto mais rápido receber as informações, ações serão tomadas, mantendo a otimização do processo – Tempo é dinheiro.

Podemos dizer que a política de frotas é o alicerce da estrutura de gestão. Por meio dela é que o gestor pode formalizar todas as práticas para o uso dos veículos de maneira organizada e eficiente.

Isso permite à empresa e seus colaboradores seguirem uma diretriz de normas operacionais e estratégicas, otimizando os resultados na área e garantindo a boa utilização dos recursos por parte de todos os envolvidos.

Sendo assim, é fundamental investir no planejamento de um documento que formaliza essa política e deixar as equipes cientes das normas. Isso contribui para que os bens disponíveis sejam usados com responsabilidade.

Um passo importante para obter excelência na gestão da frota é realizar um mapeamento com eficiência. É a partir daí que será possível coletar as informações necessárias sobre todos os processos da operação, permitindo uma análise mais detalhada na hora de tomar as decisões.

Outro fator importante para realizar o controle com excelência é se antecipar aos possíveis problemas com os caminhões. Para isso, é imprescindível que o gestor tenha um programa de manutenção eficiente.

Uma das grandes preocupações do gestor é reduzir os gastos com combustível. Para isso, é necessário realizar um bom planejamento de abastecimento, tomando as devidas precauções para obter essa economia sem abrir mão da segurança ou comprometer a qualidade do serviço.

Com isso — e a ajuda de ferramentas de gestão —, torna-se possível padronizar o consumo e programar ações corretivas que possibilitam a melhora no desempenho.

Outra opção é o investimento em tecnologias que otimizem o processo, fornecendo um panorama completo com estatísticas de consumo, o que permite a análise dos dados de forma automatizada e eficaz.

Além de poder acompanhar esses relatórios, o gestor passa a ter uma base mais sólida e confiável para tomar decisões e adotar melhorias.

O sucesso desse planejamento passa pela preocupação que a empresa tem em qualificar seus funcionários. Investir na capacitação desses profissionais tem relação direta com os bons resultados.

A empresa deve garantir também que todos os funcionários estejam familiarizados e alinhados com a Política de Frotas e sejam orientados a seguirem as regras estabelecidas.

Política de frota de veículos

Podemos dizer que a política de frotas é um documento que formaliza práticas para o uso dos veículos de uma empresa e tem caráter tanto operacional, quanto jurídico e estratégico.

Em outras palavras, é a forma de otimizar a administração dos veículos corporativos.

Quando essa política é bem estruturada, permite a boa utilização dos recursos e outras questões referentes a multas, abastecimento, acidentes, caronas etc.

Ela é fundamental para que todos os envolvidos conheçam as normas estabelecidas, para auxiliar também no planejamento das áreas que utilizam os veículos — dimensionando e administrando a disponibilidade dos veículos adequadamente.

Na elaboração de uma política de frotas devemos considerar os seguintes tópicos:

• Definição do Fluxo da Gestão de Frotas: Ao definir o fluxo do processo de gestão de frotas fica estabelecido como e quando usar os veículos, etapas da manutenção dos veículos, dados a serem fornecidos para o processo,
• Envolvidos no processo: É preciso identificar todos os envolvidos na gestão e utilização da frota, na busca de total aderência e implementação rápida; cabe ao gestor ter a certeza da clareza e transparência da política de frota entre os colaboradores.

• Definição dos principais objetivos: É o momento de definir a razão de ser do documento e o que se espera dos colaboradores. A divulgação da política para todos os colaboradores será fundamental para o sucesso.

• Criar um cronograma para a criação e implantação: Estabelecer um cronograma que especifique a data da criação e o início da implementação das normas para utilização de veículos da empresa, certificando que todos os envolvidos foram treinados e possuem o conhecimento. Cabe também estipular a metodologia de atualização e alteração da política de frotas.

• Funções e Responsabilidades: Formalização de normas e procedimentos para todo o processo de gestão de frotas, envolvendo o uso, manutenção, aspectos jurídicos, divulgações, autorizações e demais atribuições que se fizerem necessários para o processo.

Modelo de política de frotas para uso de veículos corporativos

Abaixo mostramos um exemplo de uma política de frotas com as respectivas informações que devem estar contidas:

• Cabeçalho: Deve conter o logo, o nome do documento (Política de uso de veículos corporativos), a diretoria responsável, a área responsável, data de criação e atualização, versão e quantidade de páginas.
• Anexos: Lista dos documentos anexos, como o termo de responsabilidade pela utilização dos veículos e o check-list de inspeção.

• Objetivos: Aqui, deve estar a definição dos objetivos da política de uso de veículos corporativos.

• Colaboradores elegíveis: Definição de quem são os profissionais aptos a usar os veículos e quais serão os critérios utilizados.

• Aplicações do documento: A quem o documento é aplicado.

• Matriz de responsabilidades: Define quais regras e boas práticas devem ser seguidas por todos os envolvidos.

• Categorias dos veículos: Veículos operacionais (que são utilizados diretamente para a execução das atividades da empresa, são concedidos de acordo com a função) e veículos como benefício (concedidos como parte do pacote de benefícios). Inclui a definição de cargos e as faixas valores dos veículos referentes a cada um deles.

• Diretrizes e procedimentos para a utilização dos veículos: São as normas, propriamente ditas, que envolvem o uso e todos os aspectos relacionados aos veículos.

• Assinaturas: No final do documento, deve constar a assinatura do responsável pelo setor — que pode ser o gerente de operações ou o gestor de frotas, por exemplo — e a data da elaboração ou atualização;

O modelo de uma política de frotas mostrado acima é o padrão. Porém, dependendo das necessidades do negócio, é possível acrescentar novos tópicos ou informações mais detalhadas sobre outras situações que não foram contempladas no exemplo.

Portanto, como podemos ver, a política de uso de veículos corporativos é um documento fundamental para dar suporte à gestão de frotas da empresa e aumentar os cuidados com a utilização dos veículos.

Por meio dele, fica esclarecido o que a empresa espera das partes interessadas e dos métodos de trabalho, deixando claro quais são os direitos e responsabilidades de cada um.

Modelo de política de frotas para uso de veículos na Administração Pública – Trechos

O seguinte manual tem por objetivo orientar sobre as normas relacionadas com a utilização de veículos oficiais e locados, e os procedimentos relativos às atividades das áreas de Transportes, dos Órgãos e Unidades da Prefeitura Municipal de Fortaleza.

A Célula de Logística Corporativa – CELOG é responsável pelo acompanhamento da Frota Municipal.

Dentre suas atividades destacam-se o controle de abastecimento da frota, controle de franquias de veículos locados, aquisição de insumos de combustível, dimensionamento de frota inservível e controle de manutenção veicular.

Um dos fatores que influenciam na qualidade dos serviços são a padronização de normas e procedimentos para a utilização de veículos oficiais e a capacitação das chefias para fazer cumprir as rotinas básicas.

Neste sentido, destacaram-se importantes sugestões de melhorias, as quais já se encontram integradas no conjunto das normas apresentadas neste documento, a saber:

• Adoção de solicitação padrão para solicitação de veículos através do sistema para todos os órgãos da Prefeitura Municipal de Fortaleza.

• Padronização do registro dos serviços diários para o dimensionamento adequado dos recursos disponíveis, adotando o controle de estoques de insumos sistematizado (combustível e óleos lubrificantes).

• Estabelecimento de dias específicos na semana para o atendimento de solicitações frequentes e regulares de determinados órgãos (calendário de abastecimento).

• Implantação de formulário padrão para autorizar o tráfego de veículo oficial, em condições excepcionais (fora da região metropolitana, ou fora de horário de serviço). Esta autorização deverá ser assinada pelo responsável da Unidade/Órgão ou delegada ao servidor responsável pela Administração, devido às características da atividade.

• Adoção de controle padrão para encaminhamento do veículo para manutenção (“Ordem de Serviço de Manutenção do Veículo”).

• Definição de parâmetros para a realização de revisões nos veículos, de acordo com quilometragens mínimas estipuladas ou consumo acima do estipulado.

• Padronização da rotina referente ao abastecimento de veículos pelas Prefeitura, com a utilização de um documento padrão (“Requisição de Combustível”), a ser expedido em duas vias (motorista e CSA).

Estrutura

Atualmente a prefeitura de Fortaleza conta com três postos de abastecimentos para atender a frota municipal; São eles:

1. a) CSA: Possui como insumos de combustível Gasolina e Etanol, atende manutenção (limpeza) de ambulâncias;

1. b) EMLURB: Possui como insumo de combustível o Diesel, responsável pela atividade de pequenas manutenções;

1. c) USINA DE ASFALTO: Possui como insumo de combustível o Diesel e atende a frota de Ônibus Escolares e Ambulâncias.

Solicitação de Veículos

Objetivo

Formalizar a utilização de veículos, possibilitando o planejamento dos serviços da área de Transportes das Unidades/Órgãos.

Competência

O usuário deverá utilizar o veículo oficial em conformidade com as normas e procedimentos estabelecidos pelo Decreto Municipal n° 13.382/2014, enviando com antecedência a “Solicitação de Veículo” através do Sistema de Gestão de Frotas – SGF, contribuindo assim para o planejamento das atividades e atentando sempre para os seguintes prazos:

1. a) 2 horas – na solicitação de serviços no horário normal de serviço e dentro da região da cidade;
2. b) 24 horas – na solicitação de viagens fora do horário de expediente ou fora da região da cidade;
3. c) serviços com calendário fixo deverão ser agendados, assim que forem programados.

Ao solicitar o veículo, o usuário deverá preencher corretamente o campo destinado ao usuário, informando com precisão, a natureza e as características do serviço solicitado, para que a área de Transportes possa organizar suas atividades e tomar as providências necessárias. Exemplo: Reunião – finalidade e/ou quantidade de pessoas.

Responsável do transporte: Ao receber a solicitação pelo sistema o responsável pelo transporte, deverá protocolar no campo específico, as vias (usuário, motorista e área de transportes), observando o preenchimento correto dos campos pelo usuário.

Conclusão

O nosso objetivo com a apresentação deste artigo sobre Política de Frotas é demonstrar a importância da padronização do processo de gestão na busca do aumento de produtividade e redução de custos.

Apresentamos como exemplo os dois modelos de política de frotas, onde no primeiro, ressaltamos os tópicos que fazem parte e no segundo, as descrições de cada item, para o seu conhecimento.