1. Introdução

Muitos desafios e problemas são enfrentados pelos gestores na manutenção de frota de veículos nas empresas de logística e transporte. O contexto da manutenção é caracterizado por questões relacionadas à qualificação da mão-de-obra, nível de informações, produtividade e gestão do tempo.

A manutenção de frota utiliza de forma bastante ineficiente os seus recursos quando colocados à disposição, gerando custos elevados e crescentes.

Podemos identificar áreas com potencial de ganhos imediatos nestes setores através da utilização da mão-de-obra qualificada e insumos de alto desempenho.

Hoje em dia, fica difícil ter uma boa manutenção de frota, sem dispor de informações acuradas e atualizadas sobre cadastro de equipamentos, histórico de ocorrências, programação e planejamento de atividades, utilização de mão-de-obra, cronograma de paradas, emissão de ordens de serviço e controle de estoque, que auxiliam em muito a programação, a execução e o controle.

A aplicação de recursos informatizados e ainda a tecnologia embarcada nos veículos, dia após dia vem fazendo surgir a necessidade de se reciclar e treinar a mão-de-obra envolvida com manutenção, chegando-se a propor até a aplicação de testes individuais para levantar e identificar as possíveis deficiências existentes em termos dessa mão-de-obra atuante.

Ora, é evidente que trabalhar dentro desses conceitos exige principalmente, o treinamento dos gerentes, responsáveis pela tomada de decisões, e do pessoal técnico envolvido na área.

2. Conhecendo a Manutenção de Frota

Define manutenção de frota como sendo o conjunto de todas as ações necessárias para que um item seja conservado ou restaurado de modo a poder permanecer de acordo com uma condição especificada. Falhas são definidas como ocorrências que impedem o funcionamento de equipamentos.

O plano de manutenção de frota deve estar em conformidade com a estratégia de controles de recursos adotada pela empresa, uma vez que o custo de manutenção influencia sensivelmente as estruturas organizacionais e administrativas vigentes.

O serviço de manutenção de frota além de ser extremamente caro, em função dos equipamentos, instalações e valores alocados durante a vida operacional, necessita de um acompanhamento constante para gerar produtividade.

É de vital conveniência que se avalie detalhadamente as políticas de manutenção antes até de se estudar um procedimento para determinar o plano de manutenção mais adequado.

A eficiência global em uma empresa que opera com frotas de veículos está vinculada ao desempenho da equipe de manutenção nas tarefas de planejamento, organização e execução das atividades da oficina.

É objetivo do plano de manutenção reduzir as interrupções aleatórias no funcionamento das máquinas que executam os serviços. Assim, um programa de manutenção preventiva deve ser elaborado a partir de um minucioso estudo de cada peça ou parte principal dos veículos.

O plano de manutenção deve ser constituído pela melhor combinação das políticas de manutenção, coordenadas com o objetivo de promover uma melhor utilização do tempo e dos recursos disponíveis.

3. Gerenciamento do Processo de Manutenção de Frota

A área de manutenção de frota produz, no desempenho de suas funções, um conjunto considerável de anotações de controles referentes aos equipamentos que operam numa determinada empresa.

Os dados gerados devem ser processados para a elaboração de relatórios, tabelas e gráficos, com conteúdos específicos, ciclo temporal conveniente e apropriados aos níveis de decisão.

É de primordial importância que o sistema de gerenciamento da manutenção tenha como principal característica a disponibilidade de meios para garantir que o fluxo de informações forneça dados para a tomada de decisões com maior rapidez.

A empresa de transporte precisa aplicar adequadamente os seus recursos planejando-se para obter a máxima utilização com melhores custos, elevando o nível de serviço ao cliente.

Os problemas de manutenção e a falta de treinamento gerencial, muito comum nesse meio profissional, levam a gerência de manutenção a gastar tempo demais em atividades de baixa importância, ou seja, “Os gestores de hoje não analisam dados, apenas digitam”.

Portanto, ele chama a atenção para os aspectos de organização e coordenação, de cada um dos participantes, individualmente.

A tomada de decisões no âmbito da gerência de manutenção atravessa inevitavelmente as fronteiras departamentais, por necessitar de informações de diversas fontes, em cada um dos aspectos relacionados com sua função, seus objetivos, sua estrutura organizacional e suas ações.

Tais decisões podem variar em importância desde a substituição de um equipamento principal até um pequeno reparo. É importante portanto entender a estrutura do processo de tomada de decisões.

A identificação da melhor alternativa de ação só é possível se os fatores que influenciam o problema forem bem compreendidos.

Os fatores mais importantes seriam possivelmente a causa das falhas, sua incidência com relação ao tempo, os custos de manutenção, os custos da modificação do projeto e os elementos não quantificáveis, relacionados com a receptividade de um programa de manutenção preventiva.

Nem sempre é possível, ou desejável, estabelecer regras muito rígidas para o processo decisório, mas é absolutamente essencial assegurar que os objetivos da manutenção sejam claramente compreendidos em todos os níveis, e que os sistemas de informação sejam projetados para fornecer a informação correta, à pessoa certa, na ocasião propícia.

À medida que o número de veículos da empresa cresce, exige-se maior rigor nas várias etapas de coleta de informações para controles e simultaneamente elas tornam-se mais complexas. Mediante a utilização de um adequado aparato de controle de informações, os custos e o rendimento da frota tornam-se visíveis, o que possibilita decisões oportunas e racionais.

Ao longo do desenvolvimento da atividade de manutenção são geradas e coletadas inúmeras informações, que devem ser convenientemente tratadas no mais breve espaço de tempo possível para produzirem relatórios, tabelas e gráficos, com conteúdos próprios, concisos e tratados de acordo com os níveis funcionais a que se destinam, oferecendo alternativas para a tomada de decisões.

Portanto, um grande volume de minuciosas atividades, interligadas entre si, caracteriza a área de manutenção das empresas de transportes.

O grande volume de informações, a dimensão dos custos e o valor patrimonial dos veículos e equipamentos, mais a conjuntura econômica, tornam fundamental uma administração ao mesmo tempo eficiente e abrangente, em função da complexidade que todos esses fatores citados geram.

Num mercado competitivo, as empresas precisam dispor de informações gerenciais confiáveis e de modernas ferramentas de controle operacional. É vital reduzir custos.

Ao tomar decisões, os gerentes normalmente utilizam-se de uma série de fontes de informação. Dependendo do estilo pessoal do gerente a ênfase colocada em diferentes informações certamente vai variar.

A garantia da qualidade e produtividade advém de um grupo de atitudes ao longo de todo o processo de execução da manutenção, influenciada por fatores técnicos, humanos e da organização e gestão empresarial.

A produtividade do setor de manutenção corresponde ao máximo aproveitamento dos recursos produtivos, conseguido pela aplicação de técnicas de manutenção, para que todas as intervenções ocorram no momento correto.

4. Avaliação do Processo de Manutenção de Frota

A partir do momento em que uma empresa tenha um veículo, passa a fazer sentido uma preocupação com a administração racional desse bem. Isso se justifica por várias razões:

Os veículos são grandes geradores de receita e possuem alto valor agregado, necessitando de cuidados essenciais para a realização dos serviços; Em função da sua movimentação, sofrem desgastes decorrentes de fatores ambientais, pelo modo como são conduzidos; Quando bem conservados, preservam o seu poder de reposição, garantindo a competitividade no setor.

A área de manutenção de frota ainda recebe pouca atenção por parte dos empresários do setor de transportes, dificultando o atendimento aos veículos, pela estrutura deficitária e a mão de obra desqualificada.

Não é raro que os mecânicos atuais acabam sendo meros trocadores de peças, que nem sequer, questionam as causas das falhas ocorridas nos componentes.

Dentre outros fatores que concorrem negativamente para instaurar essa situação podem ser citados: a discriminação, a desvalorização profissional e a baixa remuneração.

Os salários pagos aos mecânicos são, muitas vezes, inferiores aos dos motoristas, contribuindo para acentuar ainda mais o quadro de desqualificação na área de manutenção.

Os investimentos realizados na qualificação do pessoal, se auto financiam, a médio prazo, pela melhoria da eficiência dos serviços e pelo incremento dos lucros reais. A qualificação deve alcançar todos os recursos humanos envolvidos na manutenção.

Os departamentos de manutenção geralmente adotam os planos preventivos recomendados pelos próprios fabricantes dos veículos, ou criam os seus a partir deles.

Estes planos quase sempre sugerem inspeções, lubrificações e substituições periódicas de determinados componentes mecânicos. A vida útil dos itens dificilmente é fornecida e, quando indicada, situa-se completamente fora da realidade aplicável.

Sentimos a falta de banco de dados para a manutenção de frota de veículos, que permita pesquisas aprofundadas com relação aos intervalos de substituição de itens para as diversas situações de operação dos veículos.

A área de manutenção recebe pouca atenção das empresas em relação ao processo de informatização. A utilização do computador como um instrumento de apoio à decisão, nesta área, é pouco significativa!”

A administração de frotas de veículos é uma área onde a informatização é extremamente necessária e benéfica, mas que se encontra pouco informatizada mesmo em empresas multinacionais.

Embora grande parte das empresas reconheça o fato, há em muitos casos uma resistência à implantação de um plano diretor de informática, que auxilie todos os setores, de uma forma integrada e eficaz, agilizando o fluxo de informações e consequentemente melhorando o nível das decisões tomadas.

Várias empresas adquirem softwares que promovem a alteração do fluxo do processo de manutenção de frotas que somado ao quadro reduzido de colaboradores, contribuem para a imputação de dados incompletos e muitas vezes não apurados

5. Conclusão

Sabemos que, atualmente, os transportadores precisam de um incremento da qualidade adicionado ao aumento da produtividade com redução de custos para garantir a competitividade e a sua sobrevivência. Para as empresas de frotas de veículos não é diferente, pois utilizam, no exercício de suas atividades, um insumo que atinge valores de dezenas a até centenas de milhares de dólares, que são os veículos.

Portanto, uma atenção especial deve ser dada ao processo de manutenção de frota, para que a operacionalização de sua finalidade primeira, ou seja, realizar transportes, seja atendida plenamente em todos os seus aspectos.

Assim, na transformação que se vai sedimentando aos poucos e para vencer esta crise mundial, os futuros especialistas de manutenção de frota deverão estar familiarizados com as técnicas e procedimentos de informática, inclusive no sentido de influir na especificação e projeto de hardware e software específicos.

Lembre-se: “Quando há problema, o telefone que toca é o do gerente de manutenção”.