O atual momento econômico do País causa uma grande preocupação para as Empresas de Logística e Transporte, em virtude do nivelamento das receitas num patamar baixo, direcionando-as para uma busca constante de custos reduzidos e processos otimizados; o gestor de frota será fundamental para que as transportadoras alcancem os melhores resultados, pois em suas mãos estão os ativos que geram receitas.

Cabe ao gestor de frota gerenciar todo processo para a disponibilização dos veículos para a Operação. Atualmente, a disponibilidade de uma frota para atendimento ao cliente é questão de sobrevivência empresarial e qualquer falha compromete esta relação comercial.

Conhecendo o processo de gestão de frotas

Gestão de Frota é atividade de gerenciar um conjunto de veículos de uma empresa de transporte, dimensionando a quantidade e especificando o equipamento mais adequado para atendimento a demanda solicitada, com a apuração dos custos envolvidos, na busca constante do Aumento de Produtividade, oferecendo qualidade e segurança no Transporte.

Portanto, o gestor de frota deve ter como foco principal a Disponibilidade dos Veículos em condições excelentes para atendimento das necessidades de seus clientes, sejam Internos (Operação) ou Externos (Embarcadores).

Para que isto realmente aconteça, o gestor de frota precisa ter fácil acesso aos recursos disponíveis na Empresa que facilitem a liberação destes veículos.

Para que ele possa exercer suas atividades com objetividade, este gestor precisa conhecer:

• A Empresa: Para domínio da estrutura, clientes, potencial e qual o resultado a ser alcançado,
• Os Processos: Para entender a relação entre o seu Departamento e a Empresa como um todo e como requerer os recursos para o exercício de suas atividades,
• Os Equipamentos: Para definição dos parâmetros que permitirão a correta utilização com os melhores custos,
• As Pessoas: Com quem irá manter um relacionamento profissional, para que não haja problemas que possam prejudicar o exercício de suas atividades.

Como o gestor de frota obtém os recursos necessários para exercer as suas atividades?

Para realizar as atividades que proporcionem a liberação dos veículos para o transporte dos produtos, o gestor de frota precisará de recursos e a interação com os departamentos da empresa se faz necessário. Dentre eles destacamos:

• Manutenção de Frota: Para realizar os serviços nos veículos conforme definido no seu planejamento,
• Tecnologia da Informação: Para obter hardware e software para fornecimento de informações e agilidade nos processos,
• Operação: Para dimensionar a frota que será utilizada na prestação dos serviços,
• Gestão de Saúde, Segurança, Qualidade e Meio Ambiente: Para atender os requisitos preservando a integridade evitando qualquer tipo de Passivo,
• Financeiro: Para confirmar a disponibilidade dos valores definidos no orçamento para a manutenção da sua estrutura,
• Suprimentos: Para confirmação da chegada dos produtos e serviços para a realização da manutenção dos veículos,
• Gestão de Pessoas: Para de capacitação dos colaboradores e fornecimento de mão-de-obra qualificada.

A interação do gestor de frota com os setores acima apresentados, contribui para a obtenção dos recursos para a liberação dos veículos,  gerando assim as Receitas, pois “Veículo parado não fatura”.

Qual o Perfil Ideal do gestor de frota?

Esse profissional deve se posicionar como um Facilitador no Processo de Atendimento aos Clientes, ou seja, Disponibilizar os Equipamentos no melhor tempo possível e em condições adequadas de uso.

Ao ser proativo, o gestor de frota certificará que todos os recursos necessários estarão à disposição para a Manutenção dos Veículos e, consequentemente, cumprimento dos prazos acordados.

Uma gestão de frotas eficiente será decisiva para a continuação da Empresa neste mercado tão concorrido, corroborando para fidelização dos seus clientes.

Os Profissionais devem estar preparados para executar com competência a gestão de seus departamentos e a liderança de suas equipes, não importando o tamanho da frota.

O Gestor de frota assume a obrigação de ser um profissional que acompanha toda a evolução tecnológica e, principalmente, capacitado para inovar no dia a dia.

A inovação depende de método, foco, coragem e inspiração. Para que ela aconteça, as pessoas precisam estar no centro do processo, pois delas depende a criatividade.

A Gestão de Frotas vive um momento de transformação, tanto em material humano, máquinas, meios e processos – INOVAÇÃO TECNOLÓGICA.

Cabe a ele conhecer os processos internos de Gestão para implementar as melhores práticas na busca dos Resultados Empresariais.

Na Gestão de Ativos é imprescindível que ele conheça as características dos equipamentos que estão sob a sua responsabilidade, colaborando nos processos de Aquisição e Venda, planejando assim os processos de manutenção.

Na Gestão de Insumos, acompanhando criteriosamente a performance dos pneus, produtos e serviços adquiridos e principalmente, o desempenho dos combustíveis nos Veículos.

Na Gestão do Comportamento, para criar um plano de ação, o gestor de frota atua com a Gestão de Pessoas (Profissionais Treinados e Motivados são mais Produtivos) e utiliza a Telemetria para acompanhar e analisar o dados referentes a condução dos equipamentos pelos motoristas.

Neste processo, este profissional precisa entender a frota como Estratégia Empresarial, ter excelente relacionamento com os seus pares, delegando as atividades e analisando os números obtidos na Gestão dos Processos, sempre com o apoio da Tecnologia.

Recomenda-se que o gestor de frotas seja:

• Organizado: para acompanhar todos os processos definindo as prioridades,
• Curioso: para saber as causas dos problemas,
• Criterioso: implementar as melhorias de um modo racional,
• Equilibrado: para conduzir a equipe – Personalidades e Temperamentos,
• “Mão na Massa”: constante acompanhamento das tarefas – “O Gado só Engorda Aos Olhos do Dono” ,
• “Saber Cacarejar”: Divulgar os resultados alcançados na sua Gestão, através de BI, sob a ótica de Redução de Custos e Aumento de Produtividade.
• “Olho Grande”: Quando destaco a palavra “Olho” é para deixar claro o conceito de Visão, de Estratégias para alcançar os Resultados Esperados, com Processos Simples que permitem informações para a Tomada de Decisões com Rapidez e Critérios.

Atualmente, a maioria dos gestores de frota tem trocado as análises de informações pela digitação das mesmas, o acompanhamento das atividades planejadas para a liberação dos veículos e produtividade dos colaboradores, pela permanência constante no Escritório, não visualizando os eventuais problemas e assim, não propondo nenhuma Melhoria Operacional.

Onde está inserido o Gestor de Frota? Qual o Foco de sua Atuação?

Ele está inserido em todo o Ciclo de Movimentação da Frota, ou seja, Planejamento, Aquisição, Operação, Manutenção, Renovação e Venda.

O Gestor de Frota, ao participar do PLANEJAMENTO Estratégico, estará apto para indicar a AQUISIÇÃO do Equipamento mais adequado para o Segmento que a Empresa está inserida, montando a sua rede de fornecedores-parceiros para a realização dos serviços de manutenção, capacitando a sua Equipe de colaboradores para aumentar a Produtividade com o uso dos Veículos de um modo mais Econômico.

Ao participar da Entrega Técnica dos veículos, por exemplo, os motoristas recebem instruções sobre estes equipamentos obtendo assim o melhor desempenho.

Para planejar é necessário entender, para entender precisa conhecer e para conhecer é imprescindível se capacitar.

Entre as atividades do gestor de frota, destaco o cuidado constante com os Veículos para atendimento ao seu cliente mais exigente, chamado OPERAÇÃO, que vive correndo atrás dos equipamentos e muitas vezes retirando-os da Oficina para a realização de um carregamento.

Como a Operação é o principal cliente do gestor de frota, cabe a ele conhecer antecipadamente a demanda deste departamento, disponibilizando a quantidade necessária de veículos com o objetivo de realizar o melhor atendimento.

A Manutenção e a Operação não devem agir como INIMIGOS e sim como PARCEIROS, porque se cada um puxar a corda para o seu lado, pode gerar interferência nos resultados e negócios da Empresa, porque a tarefa dos dois setores só será finalizada quando o Cliente Externo receber sua mercadoria sem avarias e no tempo acordado.

Se isto não ocorrer, tanto a Manutenção como a Operação serão penalizadas, pois sem Receita não há salários.

O Gestor deve agir como um facilitador do processo de MANUTENÇÃO, acompanhando criteriosamente a execução dos serviços para que o Veículo só retorne a oficina na próxima Manutenção Preventiva.

É importante que a Frota tenha os recursos necessários para manter os veículos, tendo em seu quadro colaboradores motivados, com conhecimento técnico e capacitados para liberar os equipamentos no melhor tempo possível.

Aliás, Manutenção é Questão de tempo, ou seja, tem hora para começar e para terminar.

Ao receber a confirmação do Setor de Operação para a realização das manutenções preventivas nos veículos, conforme apresentado no Cronograma, o gestor de frotas iniciará o planejamento estratégico para obter todos os recursos necessários para executar esses serviços com os padrões de Excelência e Qualidade.

Acompanhar o desempenho destes veículos, apurando todos os custos, realizando inspeções e manutenções periódicas para mantê-los sempre em atividade, são tarefas que proporcionam economia de escala e aumento de produtividade.

Este acompanhamento possibilita a determinação do Padrão de Excelência Operacional, demonstrando que o veículo está atendendo as expectativas empresariais.

Quando o Gestor, através dos Indicadores de Desempenho, percebe que a produtividade destes equipamentos começa a diminuir, é o provável sinal que “A HORA ESTÁ CHEGANDO”. E que qualquer investimento realizado para deixá-lo em condições de uso poderá ter um benefício menor que o esperado.

Geralmente chamamos de Ponto Ótimo de RENOVAÇÃO para Frota quando temos o menor custo médio anual – na Curva CAUE (CUSTO ANUAL UNIFORME EQUIVALENTE), construídas através de Informações de DEPRECIAÇÃO, MANUTENÇÃO E FINANCEIRAS, que nos permite chegar ao ano mais adequado para a substituição dos equipamentos.

Portanto, ao relacionarmos os veículos que chegaram neste ponto, teremos a quantidade de ativos para VENDA.

A tarefa do Gestor de Frota na Empresa de Transporte nunca termina, pois é imprescindível que ele acompanhe diariamente todos os seus equipamentos sempre, através de informações confiáveis que permitirão “TOMAR AS DECISÕES CERTAS”.

Para se alcançar as metas planejadas é preciso implementar na organização as melhores práticas, pois “O mundo não se divide mais entre grandes e pequenos, mas sim entre rápidos e lentos”.

Conclusão

Assim sendo, realço aos gestores de frota que suas principais atribuições são:

• Conhecer bem os Equipamentos da sua Frota,
• A correta utilização dos veículos permitirá a maximização do Uso com Custos Reduzidos,
• Conhecer bem os Profissionais envolvidos no Processo de Gestão de Frotas,
• Quando temos uma equipe de colaboradores comprometida com as Metas Definidas pela Alta Direção, os resultados aparecem rapidamente,
• Conhecer bem a sua Empresa,
• Quando sabemos o funcionamento dos processos relacionados com a Gestão de Ativos, temos mais facilidade para obter os Recursos necessários,
• Conhecer seus clientes internos e externos,
• Monitorar constantemente a Frota e seus respectivos condutores,
• Veículos bem conduzidos e com a localização conhecida contribuem para que os custos sejam otimizados,
• Cuidar bem dos Veículos, com processos de Manutenção e Inspeção criteriosos,
• Acompanhar os Indicadores de Desempenho para tomar decisões acertadas

As falhas nos equipamentos e processos sempre comprometem os Resultados de uma Empresa de Transporte

“Para a obtenção dos melhores resultados através da Gestão de Frotas, é fundamental que haja a integração entre todos os setores envolvidos, com o relato correto das informações que permitirão analisar todas as causas e seus respectivos efeitos, através de inspeções constantes e criteriosas, gerando um Transporte de Excelente Qualidade, pois a Especialização proporcionará Benefícios para Todos”.